Згідно Трудового Кодексу Російської Федерації будь-працевлаштований громадянин має право на гарантований щорічний оплачуваний відпочинок. Його тривалість становить 28 і більше доби. При певних обставинах можливе збільшення його тривалості. При невикористанні додаткових днів відпочинку працівник може оформити матеріальну компенсацію. Умови її надання регулюються федеральними законодавчими актами.
Що таке грошова компенсація за невикористану відпустку
Все працевлаштовані громадяни мають право на щорічну відпустку, але не кожен працівник повністю його використовує. Відпускні оплачувані дні, кількість яких перевищує 28, підлягають перенесенню або фінансового відшкодування - на вибір працівника. Трудовий Кодекс РФ передбачає можливість отримання грошових виплат тільки замість додаткових вихідних.
У разі звільнення працівника, при розрахунку, в останній робочий день роботодавець зобов'язаний виплатити йому компенсацію пропорційно відпрацьованому в організації періоду часу. Оплата решти від відпочинку доби грошима виконується за письмовою заявою співробітника. Порядок виплати компенсації за невикористану відпустку регулюється федеральними нормативними і законодавчими актами.
Хто не має право на компенсаційні виплати
Існують обмеження кола осіб, що мають право замінити невикористаний відпускний період на грошові виплати. Стаття 126 Трудового Кодексу накладає заборону на надання компенсації частини відпускного періоду:
- основної та додаткової - вагітним і працівникам молодше 18 років;
- додаткової - особам, які працюють у важких, шкідливих, небезпечних умовах.
Причини утворення неотгуленного відпустки
Якщо працівник написав заяву на повний щорічний обов'язковий відпочинок, але внаслідок певних обставин використовувати його повністю не вдалося, виникають дні, замість яких можна отримати грошове відшкодування. Причинами такої ситуації можуть виявитися:
- хвороба - отримання листа тимчасової непрацездатності, максимальною тривалістю 30 діб, на період дії якого продовжується щорічний обов'язковий відпочинок;
- рішення керівника відкликати працівника з відпустки по виробничої необхідності;
- перенесення відпускного періоду з ініціативи співробітника внаслідок наявних у нього на те поважних причин, наприклад, смерті родича;
- неправильно підрахували кількість відпускних за розрахунковий період;
- виконання під час щорічного відпочинку державних обов'язків, пов'язаних із звільненням від роботи.
Нормативно-правове регулювання
Виплата компенсації за невикористану відпустку проводиться в строго визначені законом моменти. Більшість нюансів регламентується Трудовим Кодексом РФ:
- ст. 126 - грошова компенсація відпускних доби, що перевищують стандартні 28;
- ст. 127 - те саме, але при звільненні;
- ст. 115-120 - тривалість основної та додаткової відпусток;
- ст. 423 - про пропорційності розміру грошових коштів, одержуваних замість невикористаних відпускних днів;
- ст. 251-351 - особливості регулювання умов праці і відпочинку окремих категорій громадян.
Право представників певних професій на отриманні грошової компенсації замість невикористаного відпочинку встановлюється частиною IV ТК РФ і міністерськими листами, наказами. Порядок обчислення стажу, розрахунку кількості покладених відшкодуванню днів і інші нюанси регулюють такі нормативно-правові акти:
- Правила про чергових і додаткових відпустках, затверджені НКТ СРСР в 1930 р, із змінами від 2010 р .;
- Лист Міністерства охорони здоров'я і соціального розвитку №4334-17 від 07.12.2005 р .;
- Лист Федеральної служби з праці та зайнятості №944-6 від 23.06.2006г .;
- Лист Роструда №5921-ТЗ від 31.10.2008 р .;
- Постанова Уряду РФ №922 від 24.12.2007 р .;
- Міжнародна Конвенція «Про оплачувані відпустки» №132 (ратифікована 01.07.2010 р).
В яких випадках належить виплата компенсації
У більшості випадків все, що залишилося кількість діб покладеного щорічного відпочинку підлягає перерахунку і оплаті при звільненні. Можливі ситуації і при продовженні трудової діяльності в організації. Рідкість виникнення останнього варіанту пов'язана з тим, що Трудовим Кодексом заборонено компенсувати покладені більшості робочого населення (за винятком окремих професій, наприклад, медики, педагоги та ін.) Основні 28 діб, а залишок роботодавці воліють переносити на наступний розрахунковий період.
Співробітнику покладається надання щорічної оплачуваної відпочинку, тривалістю 28 календарних днів хоча б 1 раз в 24 місяці. Ненадання такого є порушенням законодавства, тягне за собою адміністративне покарання для роботодавця. Використавши половину з 56 доби, покладених за 2 відпрацьовані роки, залишок відшкодувати в грошовій формі не можна, тому що все це - складові обов'язкової основної частини. Заміна грошима можлива лише в разі розірвання трудового договору. Ці правила відносяться до основних працівникам, внутрішнім, зовнішнім сумісникам.
При звільненні працівника
Право на використання щорічної оплачуваної відпустки виникає у співробітника після півроку роботи. При звільненні відшкодуванню підлягають всі належні невикористані дні відпустки, незалежно від кількості опрацьованого в організації часу. Наприклад, який пропрацював 4 місяці роботодавець повинен відшкодувати період обов'язкового щорічного відпочинку пропорційно до цього терміну. Для точного розрахунку використовується спеціальна формула.
без звільнення
При продовженні працівником трудової діяльності на підприємстві не використані ним за розрахунковий рік відпускні добу з його згоди переносяться на наступний рік або оплачуються. Стаття 115 ТК РФ забороняє компенсацію основної щорічної оплачуваної відпустки. Якщо працівник не відгуляв його повністю, то може відшкодувати решту, навіть якщо не звільняється, але оплаті підлягає тільки кількість, що перевищує встановлені 28 календарних днів.
Наднормативними є додаткові добу, передбачені законодавством, локальними нормативними актами підприємства, залишки вихідних днів за попередній розрахунковий рік і ін. Стаття 116 ТК РФ передбачає подовжену тривалість щорічної відпустки, замість якого можлива компенсація за невикористану відпустку без звільнення, таким категоріям працівників:
- мають особливий характер роботи - кількість додаткових днів встановлюється Урядом РФ;
- зайнятим на шкідливих виробництвах - мінімум 7 днів;
- з ненормованим графіком - 3 і більше;
- мають небезпечні умови праці - понад 6;
- які проживають в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевості - в залежності від регіонального коефіцієнта;
- інвалідам, пенсіонерам - до 14 календарних днів;
- представникам певних професій: медикам, педагогам, науковцям, держслужбовцям;
- іншим, якщо це встановлено локальними актами роботодавця.
Розрахунок компенсації при звільненні
Працівникові, який відпрацював певний період часу і не скористався правом на щорічну оплачувану відпустку, при звільненні зобов'язані відшкодувати ці дні в грошовому еквіваленті. Причина припинення трудового договору - за власним бажанням, закінчення терміну дії, порушення трудової дисципліни та ін. - не впливає на право отримання виплати, вона покладена всім. Компенсація за невикористану відпустку при звільненні розраховується:
- пропорційно відпрацьованому часу;
- з урахуванням середньоденного заробітку.
Коли покладена повна компенсація
У деяких випадках, працівник має право відшкодування невикористаних відпускних днів за повні 12 місяців, навіть якщо відпрацьований період менше. Це відбувається, коли співробітник пропрацював на підприємстві період, що перевищує 11 місяців - 1 рік і 11 міс., 2 м 11 міс. і т.д. або має стаж від 5, 5 місяців і звільнений з причин:
- скорочення штатної одиниці;
- ліквідації, реорганізації підприємства, структурного підрозділу;
- перенаправлення на інше місце роботи;
- призову на військову службу;
- профнепридатність.
Відпускної стаж співробітника
Відпочинок в розмірі від 28 календарних днів покладається співробітникам не за календарний, що починається з січня, рік, а за розрахунковий, що вираховується від дати прийому на роботу. Наприклад, працівник працевлаштувався 04.02.2016 р, розрахунковим роком для нього буде 04.02.2016 - 03.02.2017 (при відсутності періодів, що зміщують його). Право на використання до 14 календарних днів (при узгодженні з начальством - більш) виникає у співробітника через 6 місяців безперервного стажу, тобто в вищевказаному прикладі - 04.08.2016 р, а повний можна використовувати через 11 міс. - 04.01.2017 р
Авансом можливе надання щорічного відпочинку таким категоріям працівників:
- особам молодше 18 років;
- вагітним;
- які мають дітей до трьох років;
- сумісникам;
- пільговикам, наприклад, пенсіонерам, інвалідам і т.д.
Для визначення кількості невикористаних діб з метою компенсації необхідно розрахувати відпускної стаж. З розрахунку виключаються періоди відпустки:
- без збереження заробітної плати, тривалістю понад 14 днів за 1 рік;
- по догляду за дитиною до 1, 5 або 3 років.
Наприклад, співробітник, працевлаштований 04.02.2016, використовував 12 днів основного і 28 - за свій рахунок (01.08 - 28.09), то при звільненні 01.10.2016 р йому покладена компенсація невикористаної періоду 04.02 - 01.08 і 15.08 - 01.10. Для округлення місяців, складових відпускної стаж, використовується арифметичний принцип: 15 і більше днів останнього місяця округлюються в більшу сторону, менша тривалість - в меншу.
Формула розрахунку відпускних
Належну суму за невитрачене відпочинок працівник може підрахувати самостійно, скориставшись онлайн-калькулятором, але важко, тому що необхідно знати сукупний річний дохід, кількість неотгуленних днів і відпускний період. Виплата компенсації за невикористану відпустку обчислюється бухгалтерами підприємств за формулою:
- Сума = Кількість невикористаних днів × Середній денний заробіток.
Кількість покладеного за відпрацьований період відпочинку можна розрахувати двома способами:
- За Правилами про чергових і додаткових відпустках від 1930 р Затверджений в Радянському Союзі документ, з внесеними змінами, до сих пір діє. Дні, що підлягають компенсації = Відпрацьовані місяці × Кількість покладених діб за рік / 12. Наприклад, який відпрацював 7 місяців працівнику на його прохання надається виплата за 7 × 28/12 = 16, 33 = 17 днів. Відповідно до припису Міністерства охорони здоров'я і соціального розвитку, округлення при розрахунку не проводиться, але при необхідності нецілим число округляється на користь співробітника, навіть якщо це суперечить правилам арифметики.
- За нормативами, встановленими Міністерством охорони здоров'я і соціального розвитку РФ: 2, 33 × кількість відпрацьованих місяців. За відпрацьовані 7 місяців покладається 2, 33 × 7 = 16, 31, при округленні в сторону працівника отримують ті ж 17 днів, що підлягають компенсації.
Середній денний заробіток розраховується за формулою, що враховує зарплату за рік, :
- СДЗ = ЗП / 12 / 29, 3, де:
- ЗП - заробітна плата співробітника за останні 12 місяців, виключаючи виплати за лікарняними листками, переробки за виробничою необхідністю, період вимушених простоїв;
- 12 - число місяців в році;
- 29, 3 - середня кількість днів у місяці (таке середньомісячне число було введено в ТК в квітні 2014 року і залишається актуальним зараз).
У разі, якщо один або декілька місяців були відпрацьовані в повному обсязі, розрахунок проводиться за зовсім іншою формулою:
- СДЗ = КПМ × 29, 3 + НП1 + НП2 + …, де:
- КПМ - кількість повних місяців,
- НП - кількість відпрацьованих днів у неповному місяці (-ів).
Для сезонних працівників та осіб, які уклали строковий трудовий договір тривалістю до 2 місяців, кількість належних доби оплачуваної відпустки вказано в ст. 291 ТК РФ і становить 2 доби за один відпрацьований місяць. Про кількість відпускних доби, належних відшкодуванню деяким іншим категоріям працівників, зазначено в ч.4 Трудового Кодексу.
Як отримати компенсацію
Для того, щоб отримати грошове відшкодування невикористаних доби оплачуваної відпочинку, необхідно звернутися в бухгалтерію за місцем роботи з письмовою заявою. На його підставі видається наказ про виплату компенсації, видається працівникові під підпис, оформляються відповідні записи в кадрових документах - особовій картці, графіку відпусток.
Заява
Форма заяви на надання виплати за невикористану відпустку не затверджена на державному рівні. Співробітник в довільному вигляді становить документ із зазначенням основних необхідних реквізитів:
- в шапці: ПІБ, посада керівника, працівника;
- по центру: «заяву»;
- з червоною стоки, приблизний текст: «Прошу виплатити мені грошову компенсацію замість невикористаних днів …»;
- кількість днів;
- розрахунковий період;
- дата, підпис співробітника з розшифровкою.
Наказ керівника про заміну відпустки грошовою компенсацією
Прийнявши від працівника заяву, керівник візує його, видає наказ для бухгалтерії та відділу кадрів. Якщо за ведення кадрового діловодства відповідає безпосередньо директор, йому рекомендується перевірити зазначені в заяві працівника дані, щоб уникнути фінансових помилок при розрахунку. Уніфікованої форми наказу немає, він створюється за типовими нормам організації, із зазначенням необхідних для цього випадку відомостей - ПІБ співробітника, кількість невикористаних доби і т.д.
Приблизний варіант (зразок оформлення документа):
Товариство з обмеженою відповідальністю «Весна»
ТОВ «Весна»
НАКАЗ:
№137-лс від 01.10.2017 р
м Москва
Про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією
Відповідно до ст. 126 ТК РФ
НАКАЗУЮ:
Старшому технологу Макарової І.А. замінити грошовою компенсацією частина додаткової відпустки за період 12.03.2016 по 11.03.2017 в розмірі 2 (двох) календарних днів.
Підстава: особиста заява Макарової І.А. від 29.09.2017г.
Директор ТОВ «Весна» (підпис) Крючков Д.С.
З наказом ознайомлена:
Старший технолог (підпис) Макарова І.А.
01.10.2017 р
коли виплачується
Грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення виплачується в дату нарахування зарплати за поточний місяць. При припиненні трудового договору перерахування проводиться в останній робочий день або в день пред'явлення співробітником вимог про його розрахунку. Недотримання термінів виплати або ухилення від виконання законного зобов'язання, пов'язаного з оплатою невикористаних доби, тягне за собою накладення на роботодавця санкцій, встановлених:
- Податковим Кодексом;
- Кодексом про адміністративні правопорушення.
Оподаткування та страхові внески
Оподаткування компенсації за невикористану відпустку при звільненні регулюється Податковим Кодексом РФ. Стаття 226 зобов'язує роботодавця перерахувати ПДФО не пізніше одного робочого дня, наступного за датою звільнення співробітника. У будь-якій ситуації - при звільненні або при продовженні трудової діяльності - з виплаченої суми відраховуються обов'язкові страхові внески до ФСС і ПФР (ФЗ №212, п.2, ч.1, ст.9).
У бухгалтерських документах організації (малого підприємства), яка не має фонду оплати відпусток, відшкодування невикористаних доби відбивається як стаття витрат (ст. 225 НК РФ), тому впливає на виплату податку на прибуток організаціями, які застосовують систему оподаткування "доходи мінус витрати» і не впливає на що використовують в якості об'єкта оподаткування тільки доходи.
Що робити якщо компенсаційна виплата не нарахована або не виплачена вчасно
Затримка термінів нарахування компенсації за невикористані дні або її відсутність є підставою для звернення до трудової інспекції та суд. Кодексом про адміністративні правопорушення для роботодавця передбачені штрафи в розмірі:
- 10-20 тис. Рублів - для посадових осіб;
- 30-50 тис. - для юридичних осіб;
- 1-5 тис. - для підприємців, які ведуть діяльність без створення юрособи.
За повторення аналогічних порушень покарання посилюється:
- 20-30 тис. Рублів або відсторонення від діяльності на 1-3 роки - для посадових осіб;
- 10-30 тис. - для не є юрособою;
- 30-50 тис. - для юридичних осіб.
Подавши на роботодавця до суду, працівник має право претендувати на отримання невиплаченої компенсації, недоплати, відшкодування моральної шкоди, витрат на юридичні послуги, пов'язані з судовим розглядом. Звернутися з позовною заявою до відповідних інстанцій про стягнення доплати з роботодавця співробітник має право до закінчення 3 місяців з дати звільнення.