Час відпустки - це можливість переконатися, наскільки важливе значення має робота бухгалтера для кожного співробітника організації. Від того, наскільки правильно і своєчасно проведений розрахунок відпускних з урахуванням всіх виплат, залежить і те, як пройде у працівника цей період в двадцять вісім днів. Такі нарахування - дуже непростий процес, адже постійні зміни в законодавстві вимагають постійно бути напоготові, щоб всі співробітники без проблем могли відпочивати, отримуючи компенсацію.
Види відпустки і порядок його надання
Основні правила, якими слід керуватися кадровикам і бухгалтерії будь-якого підприємства при наданні відпусток співробітникам, регламентуються Трудовим Кодексом РФ. Глава 19 цілком присвячена розгляду цього питання - там вказано, що кожному працівнику призначена щорічна відпустка тривалістю 28 календарних днів (стаття 115 ТК РФ). Сюди не входять святкові неробочі дні, такі як 8 березня, 1 травня або 4 листопада.
Коли співробітник має право на відпустку
За трудовим законодавством (стаття 122 ТК РФ), для того, щоб отримати право на відпустку, працівник повинен пропрацювати в організації не менше півроку. До закінчення цього терміну відпочинок можливий тільки при виняткових ситуаціях за угодою з роботодавцем. Починаючи з другого року трудового стажу на підприємстві, чергову відпустку надається відповідно до встановленого порядку.
Складання графіка відпусток
Стаття 123 Трудового кодексу регламентує терміни, в які повинна бути затверджена черговість відпочинку на наступний рік. Такий графік необхідно скласти і затвердити не менше, ніж за два тижні до Нового року. Він обов'язковий, як для керівництва організації, так і для її співробітників - кожен працюючий на підприємстві повинен бути ознайомлений з цим документом під розпис.
Що таке додаткова відпустка
Деяким категоріям працівників підприємства або організації, крім 28-денної відпустки покладається додатковий час для відпочинку. За статтею 116 ТК РФ, сюди входять працівники:
- мають особливий характер роботи;
- при ненормований робочий день;
- з небезпечними або шкідливими умовами праці;
- трудящі на Крайній Півночі.
Правове регулювання
Хоча базові основи правового регулювання викладені в ТК РФ, багато моментів (страхові внески або облік виплачуваних сум при розрахунку податку на прибуток), розглянуті в інших законодавчих документах. Наприклад, в спеціальному Постанові Уряду РФ N 724 від 01.10.2002 наводиться нормативно-правова база для щорічного подовження відпочинку педагогічним працівникам.
Зміни при розрахунку відпускних в 2022-2023 році
Щоб робити розрахунок відпускних без помилок, головний бухгалтер підприємства повинен бути в курсі останніх змін профільного законодавства. У 2022-2023 особливу увагу потрібно приділяти таким моментам:
- Визначаючи для оплати відпустки денний заробіток фахівця, слід враховувати коефіцієнт індексації зарплати, який розраховується за спеціальною формулою.
- Податок на прибуток сплачується не в день отримання коштів, а до кінця місяця, при цьому використовується нова звітна форма 6-ПДФО.
- Виплата працівникові повинна бути проведена не пізніше, ніж за три дні перед відпусткою.
Як розрахувати відпускні
Порядок обчислення розміру відпускних оформляється спеціальної запискою по спеціально визначеній формі № Т-60 (або в іншому вигляді з наявністю реквізитів, встановлених ФЗ № 402 від 06.12.2011). Формула розрахунку відпускних проста - для того, щоб дізнатися необхідний результат, потрібно помножити число днів відпочинку на середньоденний заробіток.
Виплати враховуються при розрахунку відпустки
Законодавством передбачена велика кількість виплат, які враховуються при обчисленні середнього заробітку:
- Зарплата працівника, нарахована за тарифними або відрядними ставками і розцінками.
- Преміальні виплати.
- Комісійна винагорода.
- Інші покладені виплати (наприклад, грошову винагороду депутатам або надбавки за вислугу років).
- Гонорар працівників, які перебувають у складі редакцій або організаціях мистецтва.
Розрахунковий період
Залежно від ситуації, період, який буде використовуватися, щоб розрахувати суми відпускних, буде включати в себе:
- попередній рік;
- час, протягом якого працівник значився в організації (для підрахунку суми відпускних, коли число місяців, які були відпрацьовані, менше дванадцяти);
- останні 12 місяців, за які працівнику нарахована оплата (якщо останнім часом він фактично не працював).
Згідно з Трудовим кодексом при розрахунках не враховується час, коли працівник отримував:
- Оплату за час навчання з відривом від виробництва.
- Оплату часу простою з вини роботодавця.
- Виплати за відпочинок.
- Добові за час відрядження.
- Допомоги по тимчасовій непрацездатності та інші соціальні виплати.
- Оплату додаткових вихідних по догляду за інвалідами.
Як нараховуються відпускні
Знаючи всі необхідні дані, ви без зусиль зможете розібратися, як розраховуються відпускні - потрібно скористатися наведеною нижче формулою розрахунку або безкоштовним онлайн калькулятором. За алгоритмом потрібно кількість календарних днів помножити на середній денний заробіток співробітника організації, що дасть нам необхідний результат.
Все це можна виразити формулою РВ = КДО х СДЗ, де:
- РВ - розмір відпускних;
- СДЗ - середньоденний заробіток;
- КДО - кількість днів відпочинку.
Порядок розрахунку середньоденного доходу працівника
Щоб правильно розрахувати суму середньоденного заробітку, потрібно підсумувати весь дохід співробітника за даний розрахунковий період (це можуть бути різні преміювання додатково до того, що йому була нарахована заробітна плата та ін.). Спираючись на Лист Мінпраці РФ від 03.08.2016, сюди не слід включати матдопомогу та інші виплати, що не належать до трудових відносин (всілякі доплати за проїзд, харчування та ін.). Залежно від того, як відпрацьований розрахунковий період (повністю чи ні), подальша калькуляція при розрахунку відпускних теж буде відрізнятися.
Формула розрахунку відпускних при повному відпрацьованому часу
Розрахунок відпускних при повному відпрацьованому часу найпростіший, але він зустрічається в бухгалтерській практиці не дуже часто (потрібно, щоб дата початку відпустки збігалася з першим числом місяця та ін.). У цій ситуації застосовуємо формулу РВ = КДО х СДЗ, де спочатку потрібно розрахувати середню денну зарплату працівника. Для її визначення необхідно річний заробіток співробітника поділити на твір спеціального коефіцієнта 29, 3 і кількості місяців, які були відпрацьовані повністю.
Більш наочно все це можна представити формулою СДЗ = ЗП / (29, 3 х 12), де:
- ЗП - зарплата, нарахована за розрахунковий період;
- 29, 3 - цей коефіцієнт дорівнює середньомісячному числу календарних днів;
- 12 - число місяців в календарному році.
Методика обчислення розміру відпускних (РО) і середньоденного заробітку (СДЗ) показана окремо виключно в цілях наочності. У бухгалтерських підрахунках вони застосовуються спільно - підсумкова формула виглядає так: РВ = КДО х (ЗП / (29, 3 х 12)), всі складові якої ви вже розібрали. Дізнайтеся на практиці, як вважаються відпускні при повному відпрацьованому часу.
Приклад: згідно зі встановленим на підприємстві графіком, 1.09.2017 року співробітник виходить на відпочинок - на 21 день. Тоді калькуляція для виплати відпускних буде такою:
- Розрахунковий період його оплати - з 01.08.2016 по 31.07.2017.
- При зарплаті 50 тисяч р. і відсутності інших надбавок і відрахувань дохід співробітника склав 600 000 рублей.
- За наведеною формулою гроші, які потрібно виплатити, складають 35 836, 18 рублів (21 день х (600 000 / 29, 3 х 12).
Нарахування відпускних при неповному відпрацьованому часу
Дуже часто бувають ситуації, коли розрахунковий період відпрацьований не повністю, і розрахунок відпускних робиться за іншою схемою: СДЗ = ЗП / (29, 3 х ПКМ + МОН), де нові скорочення означають:
- ПКМ - повні календарні місяці, відпрацьовані співробітником;
- МОН - кількість розрахункових днів в відпрацьованих не до кінця місцях.
Розрахункові дні в місцях, які відпрацьована не до кінця, будуть обчислюватися за формулою МОН = 29, 3 / ДК х ОК, зі значеннями:
- ДК - число календарних днів в аналізованому місяці;
- ОК - днів (включаючи вихідні та святкові) в відпрацьованому неповному календарному місяці.
Якщо привести все до спільного виду, то формула буде виглядати як СДЗ = ЗП / (29, 3 х ПКМ + 29, 3 / ДК х ОК). Це дозволяє зробити розрахунок відпускних у випадках, якщо розрахунковий період пошукові роботи не повністю відпрацьований. Розглянемо на прикладі, як оплачується відпустка в цьому випадку. Візьмемо попередню ситуацію розрахунку, але в даному випадку працівник з 6.09.2016 по 20.09.2016 перебував на лікарняному, і його зарплата за вересень була 22 341, 56 р. Цікавлять нас виплати становитимуть в сумі трохи менше: 35 568, 10 рублів (21 день х (572 341, 56 р. / 29, 3 х 11 міс. + 29, 3 / 30 дн. Х 16 дн.).
Компенсація за невикористану відпустку
У разі, якщо працівник не використав відпустку (або має залишок від нього), він відповідно до положень трудового законодавства має право на грошову компенсацію:
- при розірванні трудового договору - за всі дні відпочинку;
- при продовженні роботи - за кількість відпустки, що перевищує 28 днів.
Для підрахунку компенсації за невикористану відпустку (КНО) нам знову знадобиться значення середньої денної зарплати, і формула прийме вигляд КНО = СДЗ х ПДО. В даному випадку ПДО - це кількість покладених днів відпочинку, яке можна дізнатися з таблиці:
|
відпрацьовано місяців |
Покладено днів відпочинку |
|
1 |
2, 33 |
|
2 |
4, 66 |
|
3 |
6, 99 |
|
4 |
9, 32 |
|
5 |
11, 65 |
|
6 |
13, 98 |
|
7 |
16, 31 |
|
8 |
18, 64 |
|
9 |
20, 97 |
|
10 |
23, 30 |
|
11 |
28 |
|
12 (включаючи відпочинок) |
28 |
Важливий момент - неповний місяць не враховується при розрахунку відпускних, якщо він відпрацьований менше половини, інакше вважається як цілий. Дивіться, як порахувати компенсацію за невикористану відпустку - наприклад, скільки повинен отримати людина, влаштувався працевлаштування 1 грудня 2022-2023 року, і звільняється з 20 липня 2022-2023 р при щомісячної зарплати 50 000 рублів:
- Всього їм відпрацьовано 7, 7 місяці - округляємо це число до 8.
- 8 відпрацьованих місяців = 18, 65 днів відпочинку.
- За наведеною вище формулою знаходимо, що СДЗ = 1775, 56 р.
- Компенсація = 1775, 56 р. х 18, 65 днів = 33 114, 19 рублів.
Облік преміальних виплат для розрахунку відпускних
Відповідно до Постанови Уряду від 24 грудня 2007 року, премії діляться на наступні групи:
- разові
- щомісячні;
- квартальні та піврічні;
- річні.
При розрахунку відпускних за відпрацьований рік, при наявності преміальних виплат (ПВ) вони додаються до суми річного заробітку в алгоритмі обчислення середньоденної оплати. Після перетворення формула виглядає так: РВ = КДО х ((ЗП + ПВ) / (29, 3 х 12)). У наступному прикладі співробітник з окладом 60 000 рублів працював з січня 2022-2023 по лютий 2022-2023, на лікарняному і у відрядженнях ні, в листопаді 2022-2023 року одержав преміальну надбавку 20 тисяч р. Підставляємо всі значення і легко виробляємо підрахунок: РВ = 28 днів х ((720 000 р. + 20 000 р.) / (29, 3 х 12)) = 58 930 рублів.
Як вважають відпускні при підвищенні на посаді
При розрахунку відпускних при такій ситуації, спочатку повинен вираховуватися показник коефіцієнта індексації (КІ), на який збільшився посадовий оклад. Для цього використовується формула КІ = АЛЕ / СО, де:
- АЛЕ - новий оклад;
- СО - старий оклад.
Можливі три варіанти коли відбулося підвищення, які мають на увазі різні схеми підрахунку:
- Під час розрахункового періоду - індексації піддається середньоденний заробіток за час, що передує підвищенню оплати.
- Розрахунковий період закінчився, але час відпочинку ще не настав - індексується СДЗ за весь рік.
- Під час відпустки - зміни піддається тільки період після підвищення зарплати і до закінчення відпочинку.
Наприклад, рівно посередині розрахункового періоду у співробітника було підвищення і його зарплата збільшилася з 50 000 до 65 000 р. Зробимо розрахунок відпускних:
- КІ = 65 000/50 000 р. = 1, 3.
- Розрахуємо загальний дохід за рік з урахуванням індексації. ЗП = (50 000 р. Х 1, 2 х 6 міс.) + (65 000 р. Х 6 міс.) = 780 000 рублей.
- Застосовуємо вже відому формулу обчислення РВ = 28 днів х (780 000 р. / (12 х 29, 3) = 57 333, 88 рублів.